Online documentbeheer: digitaal, snel en overzichtelijk
Tegenwoordig worden documenten bijna altijd digitaal bewerkt en gedeeld. De hoeveelheid bestanden in een organisatie groeit alsmaar door. Het is voor ieder bedrijf dan ook een uitdaging om hier op de juiste manier mee om te gaan. Als bedrijf wil je natuurlijk voorkomen dat werknemers uren lang zoeken naar dat ene document.
Met documentbeheer, ook wel bekend als documentmanagement, kun je documenten opslaan, aanpassen, lokaliseren en delen. Deze functies zorgen ervoor dat jouw medewerkers efficiënt en effectief met hun documenten kunnen werken. Een belangrijke oplossing voor documentbeheer is Microsoft SharePoint. Dit is een online platform waarmee gebruikers makkelijk in documenten, afbeeldingen, video’s en andere bestanden kunnen samenwerken. Ook biedt SharePoint de mogelijkheid om een workflow automatisering te realiseren, zoekfuncties te gebruiken en toegangsrechten te beheren.
Flexibiliteit van online documentbeheer
Online documentbeheer biedt flexibiliteit, omdat het gebruikers in staat stelt om documenten te bekijken, bewerken en delen vanaf elke locatie met een internetverbinding. Dit helpt bij het verbeteren van de productiviteit van medewerkers, doordat zij niet langer afhankelijk zijn van fysieke documenten of een specifieke locatie om hun werk te doen.
Online documentbeheer geeft de mogelijkheid om op afstand real-time samen te werken. Zo is het mogelijk om online met meerdere personen tegelijk in één document te werken, hierdoor is het niet noodzakelijk om een fysieke afspraak in te plannen. Een ander voordeel van digitaal documentbeheer is dat het automatisch een geschiedenis bijhoudt van wijzigingen, wat het gemakkelijk maakt om eerdere versies van een document te herstellen. Dit kan ook helpen bij het opsporen van problemen of fouten in documenten.
Daarnaast biedt online documentbeheer ook de mogelijkheid om geavanceerde digitale beveiligingsfuncties, zoals toegangsrechtenbeheer en gegevenscodering toe te passen. Dit helpt bij het beschermen van jouw digitale documenten tegen niet-geautoriseerde toegang en een datalek.
Papierloos werken met digitaal documentbeheer
Het werken met papier draagt niet bij aan het milieu, is ouderwets en onhandig. Situaties waarin je op zoek bent naar die ene post-it met een belangrijk telefoonnummer is niet meer nodig met digitaal documentbeheer. Zo zijn er verschillende oplossingen waarmee documenten gedigitaliseerd kunnen worden. Door digitaal documentbeheer heb je geen last meer van rondslingerende papieren, waardoor documenten altijd digitaal toegankelijk en veilig opgeslagen zijn.
Alles bij de hand met een document management systeem
Vroeger werden documenten op verschillende plekken opgeslagen, zoals mailboxen, externe harde schrijven, persoonlijke devices of in het archief op locatie. Hierdoor ontbrak het overzicht over alle documentatie en deelden medewerkers te pas en te onpas bestanden over en weer. Met behulp van een document management systeem (DMS) is dit verleden tijd.
Een document management systeem biedt een tal van voordelen voor jouw bedrijf, waaronder:
- Efficiëntie: met een DMS sla je documenten op een centrale plek op, waardoor je altijd toegang hebt tot de meest recente versie. Dit bespaart tijd en vermindert het gebruik van verkeerde versies.
- Samenwerking: werknemers kunnen real-time samenwerken in één document. Zij hebben dus direct inzage in het actuele versie, waardoor wachten overbodig is. Bij projectmatig werken is dit dé uitkomst.
- Beveiliging: het bied je geavanceerde beveiligingsfuncties, zoals toegangscontrole en versleutelingsopties, om ervoor te zorgen dat alle documenten beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang.
- Compliance: met een DMS voldoe je aan de regelgeving en eisen voor het bewaren van zoekopdrachten en indexering.
- Mobiele toegang: gebruikers hebben met een DMS de mogelijkheid om documenten te kunnen bekijken, bewerken en delen vanaf hun mobiele apparaat.
- Archivering: archiveren en het terugvinden van documenten wordt eenvoudig met een DMS.
Raak jij je notities kwijt?
Alles in één systeem. Wij helpen je graag!
Is jouw bedrijf klaar voor de overstap naar online documentbeheer?
Is jouw bedrijf klaar om de stap te maken naar een document management systeem? In de meeste situaties kunnen bestaande documenten gemigreerd worden naar het nieuwe systeem. Wanneer in kaart is gebracht hoe de huidige documenten gestructureerd zijn, kan dit meegenomen worden in de nieuwe structuur. Ben jij benieuwd naar de mogelijkheden? Of heb jij nog vragen over online documentbeheer? Neem contact op met 088 – 622 20 00, of stuur een mail naar sales@tredos.nl
Vragen die wij vaak horen
Waarom een documentbeheersysteem?
Een document management systeem (DMS) helpt bij het efficiënt beheren, opslaan, delen en archiveren van documenten. Een DMS biedt geavanceerde zoek- en beveiligingsfuncties om ervoor te zorgen dat documenten beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. Ook helpt deze tool bij het voldoen aan reguliere regelgeving en eisen voor het bewaren van documenten.
Voor welke bedrijven is documentbeheer geschikt?
Documentbeheer is geschikt voor bedrijven van alle groottes en in verschillende branches. Dit kunnen bedrijven zijn in de juridische sector, financiële sector, gezondheidszorg, bouw, engineering en de overheid. Documentbeheer is uitermate geschikt voor bedrijven die regelmatig grote hoeveelheden documenten beheren, delen en archiveren. Of voor bedrijven die volgens de wet- en regelgeving verplicht zijn documenten te bewaren.
Vraag je offerte aan!
Maak je wensen kenbaar en wij zoeken naar de perfecte oplossing voor jouw bedrijf.
Offerte aanvragen
