Hybride werken: zorg voor een goede basis

Werkplek inrichten

Vanaf iedere locatie moet een medewerker prettig kunnen werken. Dit betekent dat hij of zij gebruik moet kunnen maken van alle benodigdheden om het werk soepel uit te kunnen voeren. Ga per persoon na wat hij of zij nodig heeft. Hierbij kun je denken aan een laptop, tweede scherm, headset, mobiele telefoon, draadloze muis en toetsenbord.

Toegang met ieder apparaat

Zorg ervoor dat ieder personeelslid altijd en overal toegang heeft tot de juiste bestanden en applicaties. Dit kan mogelijk gemaakt worden door middel van een documentmanagementsysteem in de cloud, zoals Microsoft SharePoint. Hiermee kunnen medewerkers op afstand samen werken en eenvoudig documenten delen.

Inzicht in de beschikbaarheid

Binnen een hybride werkomgeving gelden er vaak geen vaste werktijden en werkplekken. Maak daarom voor iedereen inzichtelijk wie wanneer werkt en bereikbaar is. Als de aanwezigheid helder is, kunnen medewerkers onderling makkelijk zaken plannen. Daarnaast is het ook handig om te weten of iemand bereikbaar is.

Coligo is een programma waarmee dit allemaal geregeld kan worden. Met deze app is in één oogopslag te zien wie je bijvoorbeeld kunt bellen. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om je bereikbaarheid in te stellen. Zo voorkom je dat je voor of na werktijd wordt gebeld.

Het digitale praatje bij het koffiezetapparaat

Doordat collega’s elkaar niet elke dag zien, is het belangrijk om in contact te blijven. Om deze reden is het van groot belang om een goed werkend communicatiekanaal op te zetten. Op deze manier blijft de drempel laag om contact met elkaar te zoeken. Hier biedt Microsoft Teams een perfecte oplossing voor. Zo kun je groepchats maken, maar ook berichten sturen naar één specifiek persoon.

Werk ook op afstand veilig

Zorg ervoor dat medewerkers ook vanuit huis veilig kunnen werken. Richt bijvoorbeeld een multi-factor authenticatie, ook wel tweestapsverificatie genoemd, in. Een multi-factor authenticatie is een extra stap om in te loggen voor een bepaalde dienst.

Verdiep je als werkgever ook in de mogelijkheden van Mobile Device Management (MDM) en Mobile Application Management (MAM). Intune is een service vanuit Microsoft die gericht is om MDM en MAM. Met behulp van Microsoft Intune kunnen er specifieke beleidsregels ontworpen worden voor het beheer van bepaalde toepassingen en apparaten. Zo kan er centraal bepaald worden welke wifi netwerken en software gebruikt mogen worden. Daarnaast zorgt Intune ervoor dat gegevens van de organisatie beveiligd blijven op een persooonlijk appparaat.