Cloud security, het belang van een back-up voor Microsoft 365

30 oktober 2020 | ICT-oplossingen,

Heb jij controle over je Microsoft 365 gegevens? Heb je toegang tot alle items die je nodig hebt? De reactie die we meestal horen is dan: “Natuurlijk!” Of “Daar zorgt Microsoft toch voor?”. Daar zit een grote misopvatting. Want Microsoft zorgt voor nogal wat en biedt een geweldige service voor hun klanten. Toch ligt de focus van Microsoft op het beheren van de Microsoft 365 infrastructuur. Jij bent zelf verantwoordelijk voor je gegevens en data. Microsoft maakt geen volledige back-up van al je gegevens.

Microsoft 365 biedt geo redundantie, opslaan van data op meerdere locaties, en dat wordt vaak aangezien als een back-up. Het verschil zit hem alleen in het feit dat er bij een back-up een geschiedenis kopie van je data wordt gemaakt en die wordt opgeslagen op een andere locatie. Geo redundantie beschermt tegen storingen in een datacenter van Microsoft. Dus als er bijvoorbeeld een infrastructuur uitval is, zullen gebruikers gewoon door kunnen gaan met hun werk zonder dat ze er ook maar iets van merken. Wil je data langer bewaren dan 30 of 60 dagen, dan zal je een back-up moeten maken.

6 redenen waarom een back-up maken cruciaal is.

#1 Per ongeluk verwijderen
Wanneer je een gebruiker bedoeld of onbedoeld verwijderd, dan wordt die actie door het hele netwerk uitgevoerd. Zo verwijder je ook hun persoonlijke SharePoint-site en hun OneDrive gegevens. Microsoft 365 kan je in een beperkte manier beschermen tegen gegevensverlies.

Een eenvoudig herstel door een goede back-up voorkomt dan dat er een groot probleem ontstaat. De geo redundantie van Microsoft zorgt ervoor dat de data dan op alle locaties wordt verwijderd.

#2 Gaten in het retentiebeleid en verwarring
Door het snelle tempo van zaken doen in het digitale tijdperk verandert het beleid continue. Ook het retentiebeleid kan veranderen. De retentietijd van een back-up is lastig om bij te houden en te beheren. Net als bij hard en soft delete heeft Microsoft 365 regels voor back-up en het bewaren van bestanden die alleen situationeel dataverlies kunnen opvangen. Het is dus niet bedoeld als een allesomvattende back-up oplossing.

Met een Microsoft 365 back-up van Tredos oplossing is een langer, toegankelijker beleid voor het bewaren van bestanden en e-mail mogelijk. Zo kunnen alle gegevens op één locatie worden beveiligd en opgeslagen. Hierdoor is herstel binnen handbereik, snel, eenvoudig en betrouwbaar.

#3 Interne beveiligingsrisico’s
We denken vaak dat bedreigingen worden veroorzaakt door externe hackers en virussen. Echter krijgen bedrijven ook te maken met interne bedreigingen, veroorzaakt door hun eigen werknemers (bewust of onbewust). En dat gebeurt vaker dan je denkt!
Toegangsrechten tot bestanden en contacten veranderen ontzettend snel. Dat maakt het lastig om zicht te houden op welke werknemer toegang heeft tot welke bestanden. Microsoft ziet geen verschil tussen een gewone gebruiker en een ex-werknemer die net voor zijn vertrek nog waardevolle informatie probeert te wissen. Bovendien vormen sommige gebruikers bedreigingen door per ongeluk geïnfecteerde bestanden te downloaden of door gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan sites die betrouwbaar leken.

#4 Externe beveiligingsrisico’s
Malware en virussen, zoals ransomware hebben wereldwijd alleen al het afgelopen jaar ernstige schade aangericht binnen diverse organisaties. Externe bedreigingen komen vaak binnen via e-mails en bijlagen. Denk aan hackers die jouw data blokkeren en geld vragen om het vrij te kopen. Regelmatige back-ups zorgen voor een aparte kopie van je data die niet geïnfecteerd is en die je makkelijk kan terugzetten naar het moment voor de aanval.

#5 Wettelijke vereisten
Met een overzichtelijke back-up oplossing zorg je ervoor dat je je inboxen en andere soorten data kan opvragen bij juridische zaken. Wettelijke vereisten, compliance vereisten en toegangsregelgeving zijn in elke branche en in elk land anders. Er staan boetes op als je je er niet aan houdt, redenen genoeg om het uit te zoeken en te regelen.

#6 Het beheer van hybride e-mailimplementaties en migraties naar Microsoft 365
Organisaties die Microsoft 365 gebruiken, hebben meestal een bepaalde tijd nodig als overgangsperiode tussen lokale Exchange en Microsoft 365 Exchange Online. Sommigen laten zelfs een klein deel van hun oude systeem staan om extra flexibiliteit en controle te bieden. Deze hybride e-mailimplementaties komen vaak voor, maar leveren extra beheeruitdagingen op. De juiste Microsoft 365-back-upoplossing moet hybride e-mailimplementaties kunnen verwerken en uitwisselingsgegevens op dezelfde manier kunnen behandelen, waardoor de bronlocatie niet relevant is.

Gebruik je als bedrijf al Microsoft 365? Dan heb je een goede beslissing genomen. Maar, gezien het aantal bedrijven dat draait op Exchange Online (Outlook), SharePoint Online, OneDrive for Business, Office Online (Word, Excel, etc.) en Microsoft Teams, is de volgende stap het implementeren van een back-upoplossing die je zowel toegang tot je Microsoft 365-gegevens biedt, als volledige controle geeft over je Microsoft 365-gegevens om het risico te verkleinen dat je de toegang tot bedrijfskritieke gegevens verliest en ervoor te zorgen dat je de volledige controle behoudt.

 

Meer weten over deze ICT oplossing?

Neem gerust contact met ons op om te kijken of we je kunnen helpen. Dat mag telefonisch: 088 – 622 20 00 of per mail: sales@tredos.nl

Meer interessante blogberichten

Beveiliging   ICT-oplossingen   

Flexibel werken: allemaal leuk en aardig … maar hoe zit het met de veiligheid?

Met deze tips maak je de juiste keuze.

ICT-oplossingen   

Flexibel werken: De sleutel tot werkplezier en balans tussen werk en privé

Ruim 40% van Nederland werkt weleens thuis. Hoe draagt het bij aan werkgeluk én waar moet je op letten?

ICT-oplossingen   

Waarom wij kiezen voor Microsoft 365 Business Premium

Ontdek de voordelen waardoor je efficiënter kunt werken.