Verhoog je productiviteit met Microsoft

Slimme lijsten

Wanneer je de applicatie opent, vind je in de linker kolom de slimme lijsten van Microsoft To Do. In deze lijsten verzameld Microsoft taken, die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dit kunnen bijvoorbeeld ‘Mijn dag’, ‘Belangrijk’, ‘Gepland’ of ‘E-mail met vlag’ zijn.

Mijn dag

In deze lijst worden alle taken, die je hebt getagged als ‘mijn dagen’, vertoond. Hiermee creëer je een to do lijst voor één dag.

Belangrijk

Als een taak extra belangrijk is, kun je deze een ster geven. Door deze markering wordt de taak zichtbaar in deze lijst. Op deze manier worden alle belangrijke zaken gegroepeerd in één overzicht.

Gepland

Taken met een einddatum worden weergegeven in de lijst ‘Gepland’. Wil je snel een overzicht van alle geplande taken? Dan kun hier het beste kijken.

Toegewezen aan mij

Microsoft To Do geeft ook de mogelijkheid om taken aan collega’s toe te kennen. Andersom kunnen zij ook taken aan jou geven. Deze taken worden weergegeven in de lijst ‘Toegewezen aan mij’.

E-mail met vlag

Deze lijst kun je optioneel in- of uitschakelen. Wanneer je ervoor kiest om deze optie in te schakelen, dan worden alle e-mails met een vlag uit Outlook in deze lijst getoond. Als er gebruik wordt gemaakt van een vlag met einddatum, dan wordt de gevlagde mail ook als geplande taak vertoond in de lijst ‘Gepland’.

Taken

De lijst met taken is een standaard lijst van Microsoft To Do. Hier worden alle taken, die niet in een aparte lijst zijn geplaatst, gepresenteerd. Daarnaast zijn alle taken uit de standaard takenlijst van Outlook hier ook zichtbaar.

Maak eenvoudig zelf een lijst

Microsoft To Do geeft je de mogelijkheid om zelf lijsten te maken. Hier komen alleen de taken in te staan die je zelf in de betreffende lijst plaatst. Op het moment dat de voorwaarden van een taak uit je eigen lijst voldoet aan één van de voorwaarde uit de slimme lijsten, dan wordt de taak ook weergegeven in een slimme lijst.

Klik voor het maken van een nieuwe lijst op de ‘+ Nieuwe lijst’ knop, die links onderin je scherm staat. Geef vervolgens een naam aan de lijst. Om je lijsten overzichtelijk te houden, kun je ook iconen toevoegen aan de titel van de lijst.

Om niet te verzanden in alle lijsten kun je ze groeperen. Zo is het mogelijk om lijsten, die betrekking hebben op hetzelfde onderwerp, onder te brengen in één groep. Het toevoegen van een groep kun je doen door op de knop, rechtsonder in de lijsten kolom, te klikken. Na het aanmaken van de nieuwe groep kun je de gewenste lijsten hierheen slepen.

Vul jouw takenlijst

Heb je de Microsoft To Do app ingedeeld zoals jij wilt? Dan kun je nu aan de slag met het maken van taken. Ook het toevoegen van to do’s is erg eenvoudig. Klik op de lijst, waarin je een nieuwe taak wilt maken, en klik vervolgens op de knop ‘Taak toevoegen’. Geef de taak een naam en druk op ‘Enter’. De taak is nu aangemaakt. Rechts in de titelbalk van de nieuwe taak, zijn direct een aantal opties beschikbaar:

• Instellen van een einddatum via het kalender icoontje;
• Het instellen van een reminder via het wekker icoontje;
• Instellen van herhaling van de taak door het repeat icoontje.

Ontdek de beschikbare opties

Nadat je een taak hebt aangemaakt, zijn er nog een aantal opties:

• Zo is er de mogelijkheid om onder de hoofdtaak een aantal subtaken toe te voegen. Hiermee kun je één taak opbouwen uit meerdere stappen.
• Wil je de nieuwe taak door een collega laten uitvoeren? Dan kun je dit eenvoudig regelen via de knop
  ‘Toewijzen aan’.
• In sommige gevallen is het handig om gegevens, die je nodig hebt voor het uitvoeren van de taak, beschikbaar
  te stellen. Microsoft biedt hiervoor de mogelijkheid om documenten toe te voegen. Het is dus mogelijk om
  bijvoorbeeld een offerte aan een taak te hangen.
• Tot slot kun je ook notities toevoegen. Hiermee kun je onder andere de status van bepaalde taken bij houden.

Je hebt dus allerlei mogelijkheden om een taak naar eigen wens in te stellen.